Le guide d'utilisation.

Comment se connecter la première fois ?

Votre administrateur vous a inscrit dans l'équipe de l'étude. Il vous a envoyé un courriel avec deux codes : le code de l'étude et votre code personnel.

1. Installez Odissia Expertise depuis l'App Store ou Google Play, puis ouvrez-la.
2. Faites défiler les trois écrans de présentation, ou touchez « Passer ».
3. Sur l'écran « Activer l'application », saisissez le code de l'étude, puis votre code personnel. Les tirets et les majuscules n'ont pas d'importance.
4. Saisissez votre adresse électronique, puis choisissez votre mot de passe : 8 caractères au moins, dont une majuscule, une minuscule et un chiffre. Saisissez-le une seconde fois.
5. Touchez « Créer mon accès ». L'écran d'accueil s'affiche.

J'ai oublié mon mot de passe : que faire ?

1. Sur l'écran de connexion, saisissez votre adresse dans le champ « Email ».
2. Touchez « Mot de passe oublié ? », puis « Recevoir un code ». Un code valable une heure part à votre adresse.
3. Saisissez ce code, choisissez votre nouveau mot de passe, puis touchez « Choisir ce mot de passe ».

Que montre l'écran d'accueil ?

L'accueil rassemble votre journée :

• « Nouveau » crée un dossier.
• « Tout est sauvegardé » : tout ce que contient le téléphone est sur le serveur de l'étude. Si quelque chose n'est pas encore parti, cette ligne le dit : touchez-la pour voir quoi.
• Les deux compteurs donnent vos dossiers en cours et vos dossiers terminés. Touchez-en un pour ouvrir la liste correspondante.
• « Prochaine intervention » affiche votre prochain rendez-vous. La flèche ouvre l'agenda : toutes vos interventions planifiées, de la plus proche à la plus lointaine.
• « Dossiers récents » liste vos derniers dossiers. En dessous, « Voir tous mes dossiers » ouvre la liste complète.
• En haut à droite, la roue ouvre les Réglages. Si vous êtes administrateur, l'icône « Équipe » se trouve juste à côté.

Comment créer un dossier ?

1. Sur l'accueil, touchez « Nouveau ». Depuis la liste des dossiers, c'est le « + » en bas à droite.
2. Saisissez la référence du dossier : c'est le seul champ obligatoire. Le code acte (« PVC » par exemple) est facultatif : il s'imprime avec la référence.
3. Choisissez un modèle si vous en avez un : il pose le plan du constat, le titre imprimé et le nom des champs. Il est recopié dans le dossier : le modifier plus tard ne touchera pas à cet acte.
4. Renseignez le contexte de l'intervention : la date du constat, puis le requérant (« Un particulier », ou une personne morale avec le bouton voisin) et son adresse. Cochez « Est-il représenté par quelqu'un ? » ou « Adresse d'intervention : est-elle différente de celle du requérant ? » si besoin.
5. Cochez les étiquettes utiles (« Locataire », « Syndic »…), puis choisissez le type d'intervention.
6. Touchez « Créer le dossier ».

Comment changer le nom du requérant ou l'adresse ?

1. Ouvrez le dossier.
2. Touchez la fiche du dossier, tout en haut : elle se déplie.
3. Touchez le crayon à droite du type d'intervention.
4. Corrigez, puis touchez « Enregistrer les modifications ».

Comment retrouver un dossier ?

1. Sur l'accueil, touchez « Voir tous mes dossiers ».
2. Tapez dans « Rechercher » une référence, un nom ou une adresse.
3. Vous pouvez aussi filtrer : « En cours », « Terminés », « Tous », ou « Date » pour choisir un jour dans le calendrier.

Comment supprimer un dossier, et le récupérer ?

1. Dans la liste des dossiers, appuyez longuement sur le dossier.
2. Touchez « Supprimer le dossier », puis confirmez.
3. Le dossier rejoint la section « Supprimés », en bas de la liste. Pour le récupérer, touchez-le, puis « Récupérer ».

Où sont les dossiers des mois passés ?

Trente jours après la fin d'un constat, le dossier passe aux archives. Le téléphone libère la place, et le serveur de l'étude garde tout.

1. Dans la liste des dossiers, tout en bas, ouvrez « Archives ».
2. Touchez un mois pour voir ses constats.
3. « Consulter » ouvre le constat en lecture seule. « Reprendre » le remet dans vos dossiers, pour y retoucher.

Comment prendre une photo ou filmer ?

1. Dans le constat, touchez « Photo / vidéo ».
2. Choisissez « Photographier » ou « Filmer ».
3. Prenez la vue : elle entre dans le fil du constat, à sa place, avec son heure et, si vous l'autorisez, sa position.

Comment ajouter une légende à une photo ?

1. Sous la photo, à la ligne « Légende : », touchez « Dicter » ou « Écrire ».
2. Dictez ou écrivez votre légende. Une légende dictée est transcrite toute seule.
3. Pour la corriger, touchez son texte.

Comment dicter une constatation ?

1. Dans le constat, touchez « Dictée ». L'enregistrement commence : un point rouge et un compteur s'affichent.
2. Parlez.
3. Touchez la barre d'enregistrement pour arrêter. La dictée entre dans le fil, et sa transcription s'affiche dessous dès qu'elle revient.

Comment écrire une note ?

1. Dans le constat, touchez « Note ».
2. Écrivez votre texte dans la barre qui s'ouvre en bas de l'écran.
3. Touchez la flèche pour l'ajouter au fil.

Comment annoter une photo ?

1. Touchez la photo pour l'ouvrir en grand.
2. Touchez « Annoter ».
3. Choisissez « Trait », « Cercle » ou « Flèche », puis tracez sur la photo. « Défaire » efface le dernier tracé.
4. Touchez « Enregistrer ».

Comment passer un élément en privé ?

Un élément privé est recopié tel quel dans l'acte, à sa place, et il n'est pas envoyé à la rédaction par l'IA.

1. Au-dessus du texte d'une légende, d'une dictée ou d'une note, touchez son nom (« Légende », « Dictée », « Note »).
2. Choisissez sa version privée : « Légende privée », « Dictée privée » ou « Note privée ». L'élément devient doré.

Comment supprimer ou déplacer un élément ?

Supprimer

1. Touchez la croix en haut à droite de l'élément.
2. Confirmez : la suppression est définitive.

Déplacer

1. Touchez les trois points à droite du nom de la section (« Constat », par exemple), puis « Changer l'ordre des constatations ».
2. Saisissez la poignée d'un élément et faites-le glisser. Pour un déplacement lointain, ou vers une autre section, appuyez longuement sur la ligne.
3. Touchez « Terminé ».

Comment ajouter une pièce jointe ?

Les pièces versées au dossier s'impriment en annexe de l'acte, avant la clôture.

1. Dans le constat, touchez l'onglet « Annexes ».
2. Touchez « Ajouter une pièce ».
3. Choisissez « Un fichier » (un plan, un PDF) ou « Photo ou film de l'album ».

Que se passe-t-il sans réseau ?

Sur le terrain, rien ne s'arrête : les photos, les films, les dictées et les notes s'enregistrent sur le téléphone.

• Les dictées attendent le réseau pour être transcrites. Elles le sont dès qu'il revient.
• Tout part sur le serveur de l'étude dès que le réseau revient. L'accueil dit ce qui n'est pas encore parti.
• Le rapport brut se produit sans réseau. La rédaction du projet d'acte, elle, demande le réseau.

À quoi servent les onglets du constat ?

En haut du constat, les onglets suivent l'ordre de l'acte :

• « Ouverture » : ce qui s'imprime en tête. La page de garde (à cocher), le contexte de l'intervention (cochez les lignes à afficher : requérant, adresse, étiquettes…) et le texte d'ouverture, repris de votre modèle.
• Les sections de vos constatations : « Constat », ou celles de votre modèle (« Entrée », « Séjour »…). Le « + » ajoute une section, et son nom est facultatif.
• « Clôture » : le récapitulatif des constatations rédigé par l'IA (à cocher), la formule finale, le coût de l'acte, la feuille de remise et les emplacements de signature.
• « Annexes » : les pièces jointes.

Comment terminer un constat, et le rouvrir ?

1. Touchez « Terminer », en bas à droite.
2. L'écran « Vérification des données personnelles » s'ouvre. Pour chaque élément où l'application a repéré un nom ou un numéro, choisissez « Passer en privé » ou « Laisser ».
3. Touchez « Terminer le constat ». Le constat est finalisé, et l'écran du rapport s'ouvre.

Pour y revenir : un constat terminé affiche « Intervention finalisée ». Touchez « Rouvrir le constat » pour ajouter ou corriger quelque chose.

Quelle différence entre le rapport brut et le projet d'acte rédigé ?

L'écran « Générer le rapport » propose deux documents, faits à partir des mêmes éléments :

• Le rapport brut : vos notes, vos légendes et vos photos, tels que vous les avez saisis, dans l'ordre de l'intervention et avec les heures. Il se produit sans réseau et ne consomme rien.
• Le projet d'acte rédigé : l'IA rédige un projet structuré à partir des mêmes éléments, dans l'ordre de l'intervention. Vous relisez, corrigez, puis exportez. C'est vous qui signez.

Comment faire rédiger le projet d'acte ?

1. Terminez le constat (voir Comment terminer un constat, et le rouvrir ?) : l'écran du rapport s'ouvre. Plus tard, le bouton « Rapport », en haut du constat, y mène.
2. À « Le rapport rédigé », touchez « Générer avec l'IA ». La rédaction prend quelques instants et demande le réseau.
3. Touchez « Ouvrir » pour le lire.

Comment vérifier les données personnelles avant la rédaction ?

Avant que le constat parte à la rédaction, l'application relit vos notes, vos légendes et vos dictées. Elle repère un nom, une raison sociale, un numéro de téléphone, une adresse e-mail, une adresse, une date de naissance, un IBAN, un numéro de sécurité sociale, un numéro SIRET, un numéro de carte bancaire, une plaque d'immatriculation, et ce que la fiche du dossier connaît déjà.

1. Dans le constat, touchez « Terminer » : l'écran « Vérification des données personnelles » s'ouvre.
2. Pour chaque élément, le passage repéré est surligné. Choisissez « Passer en privé » (l'élément est recopié tel quel dans l'acte, sans passer par l'IA) ou « Laisser ».
3. Touchez « Terminer le constat ».

Comment corriger le texte rédigé ?

1. Sur l'écran du rapport, touchez « Ouvrir », puis l'onglet « Modifier ».
2. Corrigez le texte librement.
3. Touchez « Terminer » pour garder vos corrections, ou « Annuler ».

Les passages à vérifier

Quand la rédaction a recopié tels quels des passages douteux (un mot qui semble déformé, ou qui semble manquer), l'écran du rapport affiche « passages à vérifier ». Touchez cette ligne : pour chaque passage, « Voir » le montre dans le texte, et « C'est correct » le valide. « Tout est correct » les valide tous.

Comment mettre le texte en forme ?

Au-dessus du clavier, une barre met le texte en forme : « T » pour un titre, « G » pour le gras, « I » pour l'italique, « S » pour le souligné, puis l'alinéa et la liste.

1. Sélectionnez le texte à mettre en forme.
2. Touchez le bouton voulu.

La barre écrit des signes autour du texte : ** pour le gras, * pour l'italique, ++ pour le souligné, ### pour un titre, un tiret pour une liste. Ils deviennent la mise en forme dans le PDF et le Word. Vous pouvez aussi les taper vous-même.

Comment choisir l'exemplaire ?

L'exemplaire est la mention imprimée sur le document : « Premier original », « Second original » ou « Copie ».

1. Sur l'écran du rapport, en haut, touchez « Quel exemplaire ? ».
2. Choisissez l'exemplaire.
3. Téléchargez le document : il porte cette mention.

Comment obtenir le PDF ou le Word ?

1. Sur l'écran du rapport, choisissez la mise en page et l'exemplaire, en haut.
2. Touchez « Télécharger » sous le rapport brut, ou sous le rapport rédigé.
3. Choisissez « PDF » ou « Word ».
4. Le téléphone propose de l'enregistrer dans Fichiers, de l'imprimer, ou de l'envoyer par courriel ou par messagerie.

Comment envoyer le dossier au logiciel de l'étude ?

Si votre étude l'a fait configurer, le bloc « Envoyer le rapport » envoie l'acte et ses pièces vers le logiciel de l'étude.

1. Sur l'écran du rapport, dans « Envoyer le rapport », choisissez la version (le rapport rédigé, par exemple).
2. Choisissez l'exemplaire (« Copie », par exemple).
3. Touchez « Exporter ».

Où retrouver les versions déjà sorties, et ajouter une version corrigée ?

« Versions et documents », en haut de l'écran du rapport, liste chaque acte fabriqué et chaque version corrigée ajoutée, avec qui et quand.

Ajouter une version corrigée

1. Corrigez l'acte dans votre traitement de texte, puis enregistrez-le en PDF ou en Word sur le téléphone, dans Fichiers.
2. Sur l'écran du rapport, touchez « Versions et documents ».
3. Touchez « Le rapport corrigé à la main, en PDF ou en Word », puis choisissez le fichier.

Comment emporter toutes les pièces d'un dossier ?

1. Sur l'écran du rapport, dans « Les pièces, un modèle », touchez « Pièces (ZIP) ».
2. Le téléphone prépare un fichier ZIP, puis propose de l'enregistrer ou de l'envoyer.

Comment créer un modèle ?

Un modèle prépare un type d'acte : son titre imprimé, son ouverture, sa clôture, son coût et ses sections. Chaque dossier créé avec lui en reçoit une copie.

1. Ouvrez les Réglages (la roue, en haut de l'accueil), puis « Mes modèles ».
2. Touchez « Nouveau modèle », donnez-lui un nom (« État des lieux », « Constat de dégâts des eaux »…), puis validez.
3. Remplissez-le : le titre imprimé sur l'acte, le code acte, la page de garde, le contexte de l'intervention, ce qui ouvre l'acte, ce qui le ferme, le coût, la feuille de remise, les signatures et les sections.
4. Touchez « Enregistrer ».

Comment voir à quoi ressemblera l'acte ?

1. Dans un modèle, sous « Ce qui ouvre l'acte », touchez « Voir l'aperçu de l'ouverture ». Sous « Ce qui ferme l'acte », c'est « Voir l'aperçu de la clôture ».
2. L'aperçu remplit les balises avec une affaire d'exemple : votre étude et vous, tels que vos réglages les donnent ; le requérant, l'adresse et la date sont inventés.
3. « Un particulier » et le bouton voisin montrent le texte pour l'un et l'autre requérant, accords compris.

Comment insérer une balise ?

Une balise est un mot entre accolades, comme {requerant} ou {date}. Dans chaque acte, elle se remplace toute seule par la valeur du dossier.

1. Touchez le texte où la placer : ce qui ouvre l'acte ou ce qui le ferme (dans un modèle ou dans un constat), ou le texte rédigé, dans « Modifier ».
2. Dans la barre au-dessus du clavier, touchez « Balise ».
3. Choisissez dans la liste : le requérant, son adresse, la date, la référence du dossier…

Comment créer une étiquette personnalisée ?

Une étiquette nomme une information propre à un dossier : qui a demandé, où vous êtes intervenu, et tout ce que vous ajoutez, « Locataire », « Bailleur », « Voisin ». Vous la remplissez sur place.

1. Ouvrez les Réglages, puis « Les étiquettes personnalisées ».
2. Tapez son nom dans « Ajouter une étiquette… », puis touchez « + ».
3. À la création d'un dossier, cochez-la sous « Les étiquettes », puis remplissez-la.

Comment gérer les types d'intervention ?

Le type d'intervention (« État des lieux d'entrée », « Dégât des eaux »…) se choisit à la création du dossier et s'affiche dans vos listes.

1. Ouvrez les Réglages, puis « Types d'intervention ».
2. Pour en ajouter un, tapez-le dans « Ajouter un type… », puis touchez « + ». Pour en retirer un, touchez sa croix.

Comment remplir mes informations et celles de l'étude ?

Vos informations et celles de l'étude figurent sur chacun de vos actes.

1. Ouvrez les Réglages : la roue, en haut à droite de l'accueil.
2. Dans « Mes informations », renseignez votre civilité, votre prénom, votre nom et votre qualité.
3. Dans « Mon étude », renseignez le nom de l'étude, la mention sous le nom (« Commissaires de justice associés »…), l'adresse, l'immatriculation, les villes de l'office, le téléphone, l'adresse électronique et le site internet.

Comment poser le sceau, la signature et le logo ?

1. Ouvrez les Réglages, puis « Mes informations ».
2. Sous « Mon sceau », déposez l'image de votre sceau (800 × 800 pixels).
3. Sous « Ma signature », touchez « Signer » pour signer au doigt dans le cadre, ou déposez une image (1000 × 400 pixels).
4. Le logo se dépose dans « Mon étude », sous « Logo de l'étude ».

Comment choisir la mise en page ?

Deux mises en page existent :

• La Norme des commissaires de justice, celle de l'arrêté du 21 mars 2023 : l'encadré nul, la colonne de l'étude à gauche. Elle impose sa police, l'équivalent de l'Arial Narrow.
• La pleine page, sans les contraintes de l'arrêté : le bandeau de l'étude, les encadrés et les couleurs. Sa police se choisit (Times…).

1. Dans les Réglages, « Mise en page des documents » choisit celle que l'écran du rapport propose d'abord, et la police de la pleine page.
2. Pour un document, changez-la sur l'écran du rapport, sous « Quelle mise en page ? ».

Comment changer mon mot de passe ?

1. Ouvrez les Réglages, puis « Sécurité ».
2. Saisissez votre mot de passe actuel, puis le nouveau : 8 caractères au moins, dont une majuscule, une minuscule et un chiffre.
3. Touchez « Changer mon mot de passe ».

Comment inviter un collaborateur ? Administrateur

1. Sur l'accueil, touchez l'icône « Équipe », à côté de la roue.
2. Dans « Inscrire des collaborateurs », saisissez son adresse électronique, puis touchez « Inscrire ».
3. Touchez « Envoyer les codes » : votre messagerie s'ouvre sur un courriel déjà rempli, avec le code de l'étude et son code personnel. Envoyez-le.
4. Revenez dans l'application et confirmez : « Oui, il est parti ».

Comment retirer l'accès à un collaborateur, et que deviennent ses dossiers ? Administrateur

1. Dans « Équipe », touchez le collaborateur.
2. Pour une absence, touchez « Désactiver le compte » : il ne peut plus se connecter, et ses dossiers restent les siens. « Réactiver le compte » le rétablit.
3. Pour un départ, touchez « Retirer l'accès » : l'accès est coupé immédiatement, et le compte est supprimé 72 heures plus tard, avec ses modèles.

Comment passer un dossier d'un téléphone à l'autre ?

Vous pouvez travailler sur plusieurs appareils avec le même compte : vos dossiers vous suivent. Un dossier se modifie sur un seul appareil à la fois.

1. Sur l'appareil qui a le dossier, appuyez longuement dessus dans la liste, puis touchez « Transférer vers un autre appareil ».
2. Choisissez l'appareil qui le reçoit.
3. Le dossier devient modifiable sur l'autre appareil. Celui qui l'a cédé le garde en consultation.

J'ai perdu mon téléphone : que faire ?

1. Sur un autre appareil connecté à votre compte, ouvrez les Réglages, puis « Mes appareils », et retirez le téléphone perdu. Il est déconnecté, et il ne pourra plus revenir, même avec votre mot de passe.
2. Ou, dans « Sécurité », touchez « Déconnecter mes autres appareils » : les sessions se ferment immédiatement, sur le serveur, même si le téléphone ne se rallume jamais.
3. Changez aussi votre mot de passe.

Comment récupérer mes constats si mon accès est coupé ?

Si votre accès à l'étude a été retiré, ou si ce téléphone a été retiré, l'application ne peut plus rien envoyer. Ce qui n'était pas encore parti reste sur le téléphone : vous pouvez le sortir avant d'effacer.

1. Sur l'écran qui annonce le retrait, touchez « Sortir mes constats ».
2. L'application vérifie que c'est vous (empreinte ou visage) et annonce ce qu'elle va rassembler : confirmez.
3. L'application rassemble tout ce qu'elle garde sur le téléphone en un seul fichier, puis ouvre la fenêtre de partage : envoyez-le au support Odissia.