Politique de confidentialité

1. Qui fait quoi

Odissia Expertise est un outil professionnel. Il est utilisé par des études d'huissiers et de commissaires de justice qui constatent des faits sur le terrain, et il n'est pas destiné au grand public.

Cette distinction commande tout le reste :

Si vous êtes une personne concernée par un constat (locataire, propriétaire, occupant, tiers photographié), vos droits s'exercent auprès de l'étude qui a dressé l'acte, pas auprès d'Odissia Solutions. Nous n'avons aucun moyen de vous identifier dans les données d'une étude, ni le droit d'y intervenir de notre propre initiative.

2. Où vivent les données

Chaque étude possède ses propres espaces d'hébergement, souscrits à son nom, en France, à Paris : sa base de données chez Supabase (région West EU (Paris)), et ses fichiers — photographies, films, enregistrements — chez l'hébergeur français OVHcloud (région Paris (EU-WEST-PAR)). Les données d'une étude ne côtoient jamais celles d'une autre : ce ne sont pas des cloisons dans un espace commun, ce sont des espaces distincts.

OdissIA Solutions n'exploite aucune base centrale de données de constats. Nous n'en détenons aucune copie.

Nous accédons à l'espace d'une étude uniquement lorsqu'elle nous y a invités, pour l'installation et la maintenance. Cet accès est révocable par l'étude à tout moment, depuis son propre tableau de bord.

3. Ce que l'application relève

Sur le téléphone du professionnel, pendant une intervention :

Ce sont des données saisies par un professionnel dans l'exercice de sa mission. Elles peuvent concerner des tiers qui n'utilisent pas l'application et qui ne l'ont jamais installée. L'étude est tenue de les en informer selon les modalités propres à sa profession.

Pour faire fonctionner les comptes, l'application enregistre également :

• le nom et l'adresse électronique de chaque collaborateur de l'étude ;
• ses réglages personnels : civilité, prénom, nom et qualité, les coordonnées de l'étude telles qu'il les a saisies, et le vocabulaire et la mise en forme qu'il a choisis. Ils sont conservés sur l'espace de l'étude pour le suivre d'un appareil à l'autre : changer de téléphone ne fait plus tout retaper. Un administrateur de l'étude peut les consulter ; les autres collaborateurs, non ;
• la liste de ses appareils : nom donné à l'appareil, système, modèle, version de l'application, date de dernière activité. Elle sert à l'étude à reconnaître ses téléphones et à en révoquer un qui serait perdu ;
• un journal de consommation de l'assistance à la rédaction : qui a déclenché quoi, quand, sur quel dossier, et le volume traité. Il ne contient aucun texte de constat, seulement des compteurs.

Sur le serveur de licences d'Odissia, qui est distinct de l'espace de l'étude et ne contient aucun constat, chaque activation d'un appareil laisse une ligne de journal :

Cette adresse IP est conservée un an, puis effacée automatiquement. Elle n'est jamais rapprochée d'un constat, d'un dossier ni d'un collaborateur : la ligne d'activation ne porte que le code de l'étude, pas l'identité de la personne qui a tapé ce code. Aucun écran ne l'affiche ; elle sert uniquement au comptage qui bloque les essais répétés.

Le journal de ces activations est visible de l'étude, dans son espace, sans l'adresse IP.

Ce serveur, qui garde aussi les messages du formulaire « Nous écrire », est hébergé chez Supabase, en France, à Paris (région West EU (Paris)), sur un compte de l'Éditeur.

4. Ce qui part vers un tiers, et ce qui n'en part jamais

L'application emploie le fournisseur d'intelligence artificielle que l'étude souscrit : OpenAI par défaut, ou un autre que l'étude a choisi parmi ceux que l'application prend en charge, qui serait alors nommé ici. Il sert à deux tâches : transcrire les enregistrements vocaux, et proposer une mise en forme rédigée du rapport.

Ce qui est transmis à OpenAI :

• le fichier audio de chaque dictée, pour être transcrit ;
• le texte des notes, des dictées et des légendes, pour être mis en forme, sauf ce que le professionnel a passé en privé.

Ce qui n'est jamais transmis à OpenAI :

• les photographies elles-mêmes. Aucune image ne quitte l'espace de l'étude. Le modèle n'en reçoit que la légende, quand elle en a une ;
• les valeurs de la fiche du dossier. Ni le nom du requérant, ni l'adresse d'intervention, ni même le nom des champs. Il n'y a aucune substitution : ces valeurs s'impriment en tête du document, en clair, et le corps porte ce que le professionnel a constaté, dans ses mots ;
• ce que le professionnel a passé en privé : une note, une dictée ou une légende privée est recopiée telle quelle dans l'acte, et ne passe jamais par la rédaction. Une dictée privée est tout de même transcrite : son fichier audio part pour cela ;
• le nom des sections du constat : c'est l'application qui pose les titres de l'acte ;
• la référence du dossier, l'identité de l'étude, le nom du collaborateur.

Ce qu'OpenAI en garde. Les enregistrements envoyés à la transcription ne sont pas conservés : ni stockés, ni gardés dans les journaux de contrôle d'OpenAI. Les textes envoyés à la rédaction ne sont pas stockés non plus ; OpenAI ne les garde que dans ses journaux de contrôle des abus, trente jours au plus, puis les efface. Dans les deux cas, ce qui passe par l'API ne sert jamais à entraîner les modèles d'OpenAI. Ce sont les engagements qu'OpenAI publie pour son API.

Une exception, et nous la nommons. Le modèle reçoit le type de constat choisi à l'ouverture du dossier (« constat d'état des lieux », par exemple). Rien d'autre de la fiche. Cette valeur lui sert de repère ; il a pour instruction de ne jamais l'écrire dans son texte, car c'est l'application qui la place sur le document.

L'étude souscrit son propre compte OpenAI, à son nom, et la relation contractuelle avec ce fournisseur est la sienne.

Un second destinataire, et il n'est pas de la même nature

L'application se met à jour par le service de distribution Expo (Expo Application Services). C'est le canal par lequel une correction arrive sur les téléphones de l'étude sans repasser par une boutique d'applications.

Ce qui part vers Expo, à chaque recherche de mise à jour : un identifiant d'installation, la plateforme du téléphone (iOS ou Android), l'étiquette de compatibilité de l'application, l'identifiant de la mise à jour actuellement installée, et le canal de distribution. Rien de l'étude : pas un constat, pas une photographie, pas une adresse, pas un nom.

Et ce compte-là est celui d'Odissia, pas le vôtre. À la différence d'OpenAI, que l'étude souscrit elle-même, ce service est employé par l'Éditeur pour livrer son logiciel : il relève de sa responsabilité, et l'étude n'a aucun contrat à passer.

Un troisième destinataire : la Base Adresse Nationale

Quand un professionnel saisit une adresse dans la fiche d'un dossier, l'application lui propose l'adresse officielle à mesure qu'il tape. Ces propositions viennent de la Base Adresse Nationale, le référentiel d'adresses de l'État français (api-adresse.data.gouv.fr).

Ce qui part : les caractères tapés dans les cases d'adresse, à partir de trois signes : c'est potentiellement une adresse d'intervention ou l'adresse d'un requérant. Rien d'autre ne l'accompagne : ni le nom du requérant, ni la référence du dossier, ni l'identité de l'étude.

C'est une décision de fond, pas un choix technique. Sur un constat, l'adresse est le cœur du sujet : l'envoyer à un service de suggestion commercial ferait de chaque frappe une donnée publicitaire. La Base Adresse Nationale est un service public, employé sans compte ni clé. Et l'assistance n'est qu'un raccourci : hors réseau, elle se tait et la saisie à la main fonctionne à l'identique.

Un quatrième destinataire : les courriels de bienvenue et de mot de passe oublié

Quand un administrateur inscrit un collaborateur, les deux codes dont celui-ci a besoin (le code de l'étude et son code personnel) partent dans un courriel que l'administrateur envoie lui-même, depuis sa propre messagerie. Ils ne passent par aucun service de l'Éditeur. Aucun serveur de l'Éditeur ni de l'étude ne connaît le code personnel ; il ne sert qu'une fois, pendant 72 heures, et une fois l'accès créé, le courriel peut être supprimé des deux boîtes. C'est lui qui ouvre la clé de chiffrement de l'étude (§ 6).

Ce qui suit ne concerne que les études qui ont demandé cette commodité ; sur les autres, rien n'a lieu.

En plus, si l'étude a été équipée, un courriel de bienvenue part vers l'adresse professionnelle du collaborateur, sans aucun code : il lui dit d'installer l'application et d'attendre les codes de son administrateur. Il emprunte deux relais : l'infrastructure de l'Éditeur, puis le service d'expédition Resend (Resend Inc.), depuis le domaine d'Odissia.

Le code d'un mot de passe oublié, que la personne demande elle-même depuis l'écran de connexion (ou que son administrateur demande pour elle), emprunte le même chemin : seule la personne le reçoit, et il ne vaut qu'une heure. Le courriel ne porte que ce code, jamais le code de l'étude. Sans ce service, c'est l'administrateur de l'étude qui le lui remet.

Ce qui part : l'adresse électronique du collaborateur et le nom de l'étude, pour que le message dise de qui il vient ; pour un mot de passe oublié, le code en plus. Rien d'autre : pas un constat, pas une photographie, pas un nom de requérant.

Aucune adresse n'est conservée. Ni l'Éditeur ni son relais ne tiennent de registre des destinataires : l'Éditeur ne compte que le nombre d'envois par étude et par jour, pour tenir un plafond et pour pouvoir répondre à une étude qui demande si ses invitations sont bien parties.

Et ce compte-là est celui de l'Éditeur, pas le vôtre. Comme pour Expo, l'étude n'a aucun contrat à passer, aucun service à souscrire, aucune clé à détenir. C'est même la raison du montage : aucune clé de l'Éditeur ne vit jamais chez une étude, et aucune clé d'expédition n'a à être souscrite par elle.

Une étude peut refuser ce chemin : pas de courriel de bienvenue, et le code d'un mot de passe oublié est remis par l'administrateur de l'étude.

Le formulaire « Nous écrire » du site, lui, emprunte le même service pour tous : ce que vous y écrivez (prénom, nom, étude, courriel, objet, message) est conservé sur l'infrastructure de l'Éditeur le temps de vous répondre (quatre-vingt-dix jours après l'envoi, puis effacé), et transmis par Resend à notre boîte. L'adresse IP n'est pas conservée : seule une empreinte du jour sert à limiter le nombre d'envois.

Un cinquième destinataire : les rapports d'erreur

Quand l'application plante, ou rencontre une erreur qu'elle n'a pas su traiter, elle envoie un rapport d'erreur au service Sentry (Functional Software, Inc.), sur un compte de l'Éditeur dont les rapports sont conservés en Allemagne, à Francfort. Ce rapport sert à une seule chose : trouver et corriger le défaut.

Ce qui part : l'endroit du programme où l'erreur s'est produite et son message, le modèle du téléphone et son état à ce moment-là (mémoire, batterie, langue), la version de son système et celle de l'application, et deux numéros propres au téléphone, qui ne portent ni nom ni adresse : l'un tiré au hasard à l'installation, l'autre calculé par le téléphone pour cette seule application. Avant le départ, l'application retire du rapport les adresses électroniques et les liens vers les pièces.

Ce qui ne part jamais : pas un constat, pas une photographie, pas un enregistrement, pas un nom, pas une image de l'écran, pas de suivi des gestes de l'utilisateur. Sentry ne conserve pas l'adresse IP du téléphone : le compte le lui interdit.

Et ce compte-là est celui de l'Éditeur, pas le vôtre. Comme pour Expo, l'étude n'a aucun contrat à passer.

5. Combien de temps les données sont conservées

C'est l'étude qui décide, et elle seule.

L'application est livrée avec une durée de conservation de vingt-cinq ans : un constat terminé depuis plus de vingt-cinq ans est définitivement effacé de l'espace de l'étude. L'étude peut changer cette durée, sans descendre en dessous d'un an, ou la retirer : plus rien n'est alors effacé par ancienneté.

Trois mécanismes fonctionnent quoi qu'il arrive, et aucun ne touche aux constats de l'étude :

• un dossier mis à la corbeille par un utilisateur est définitivement effacé au bout de trente jours, photographies comprises. C'est une suppression que l'utilisateur a demandée ;
• passé trente jours, un dossier terminé est libéré de la mémoire du téléphone. Il reste entier sur l'espace de l'étude : c'est une libération de place sur l'appareil, jamais une suppression ;
• le compte d'un collaborateur retiré par un administrateur est définitivement supprimé 72 heures plus tard, avec ses modèles. Ses constats restent à l'étude ; son nom et son adresse électronique ne subsistent alors que sur les dossiers et les constatations qu'il a créés, et dans le journal d'audit, au titre de la traçabilité.

Les journaux techniques (consommation, audit, invitations) sont conservés trois ans par défaut, durée réglable par l'étude.

Le journal des activations d'appareils, qui vit sur le serveur de licences d'Odissia et porte une adresse IP (§ 3), est conservé un an, puis effacé automatiquement. Cette durée n'est pas réglable par l'étude : c'est un journal de sécurité, il protège toutes les études à la fois.

Les rapports d'erreur de l'application (§ 4) sont conservés trente jours chez Sentry, puis effacés automatiquement. Cette durée n'est pas réglable par l'étude.

Deux familles de traces font exception et sont conservées sans limite de durée : celles qui attestent qu'une intervention a eu lieu hors de l'application (directement dans la base), et celles qui attestent une destruction de données. Les effacer reviendrait à effacer la preuve de ce qu'on cherche justement à pouvoir établir.

6. Sécurité

• Chiffrement en transit sur toutes les communications.
• Chiffrement au repos de tout ce que l'étude conserve : la base chez Supabase et les pièces chez OVHcloud sont chiffrées sur leurs disques par leur hébergeur, qui en garde les clés.
• Un second chiffrement du contenu écrit des dossiers, fait sur le téléphone avec une clé propre à l'étude, créée sur le téléphone de son titulaire et gardée sur les téléphones de l'étude, dans leur trousseau sécurisé : ni l'Éditeur ni le serveur de l'étude ne la détiennent (le serveur ne garde que des copies fermées qu'il ne peut pas ouvrir). Sont chiffrés : le nom, l'adresse et la fiche du requérant et du représentant, l'adresse des lieux, les notes, l'ouverture, le rapport et la clôture, les valeurs des étiquettes, le texte des dictées (leur transcription), le plan du constat, la position des photographies, le nom d'origine d'un fichier versé, la vignette des vidéos, le sceau et la signature. Restent lisibles par le serveur de l'étude : la référence d'un dossier, son type et ses dates, l'intitulé des étiquettes, les chemins et empreintes des pièces, et ce qui concerne l'étude elle-même, logo compris. Les photographies, les vidéos, les enregistrements vocaux et les fichiers versés, conservés chez OVHcloud dans l'espace de l'étude, n'ont pas ce second chiffrement : ils sont chiffrés au repos par l'hébergeur, comme ci-dessus. Et quand l'intelligence artificielle rédige ou transcrit, le texte passe en clair par le serveur de l'étude et par OpenAI.
• Cloisonnement par étude : des bases séparées, pas des cloisons.
• Cloisonnement par collaborateur à l'intérieur d'une étude : chacun n'accède qu'à ses propres dossiers en cours.
• Empreinte numérique de chaque photographie, de chaque dictée, de chaque vidéo et de chaque pièce versée, calculée au moment de la prise ou du versement, qui permet d'établir qu'un fichier n'a pas été modifié depuis. Leur intégrité est aussi vérifiée entre les appareils de l'étude, à chaque transfert.
• Aucune clé d'accès sensible n'est stockée dans l'application. Les clés de service et les clés de fournisseurs tiers restent dans l'espace de l'étude. La clé de chiffrement, elle, vit dans le trousseau sécurisé de chaque téléphone de l'étude : sur cet appareil seulement, jamais dans une sauvegarde. Quand une personne quitte l'étude sur ce téléphone (« Changer d'étude »), ses dossiers en sont effacés, mais la clé reste gardée dans « Vos études », pour y revenir, jusqu'à ce que la personne l'en retire (Face ID ou le code du téléphone, puis « Je confirme »), que l'étude retire ce téléphone, ou que le téléphone soit réinitialisé.
• Sauvegardes quotidiennes de la base (comptes, texte des actes, modèles, transcriptions), assurées par Supabase sur l'offre souscrite par l'étude, et gardées sept jours.
• Les pièces, elles, ne sont pas sauvegardées. Les photographies, les films, les dictées et les fichiers versés sont conservés en trois exemplaires, sur trois sites distincts de la région de Paris : cela les protège d'une panne matérielle, pas d'un effacement. Un fichier supprimé l'est définitivement, et l'export régulier est leur seule copie de secours.

7. Ce que l'application ne fait pas

• Aucune publicité, aucun profilage publicitaire.
• Aucune revente, aucun partage de données à des fins commerciales.
• Aucun traceur d'analyse comportementale, aucun outil de mesure d'audience tiers.
• Aucun accès d'OdissIA Solutions aux données d'une étude sans invitation de sa part.
• Aucun entraînement de modèle d'intelligence artificielle sur les données des études, du fait d'OdissIA Solutions.

8. Vos droits

Vous êtes une personne concernée par un constat (locataire, propriétaire, occupant, tiers) : adressez-vous à l'étude qui a dressé l'acte. Elle seule détient vos données et peut répondre. Ses coordonnées figurent sur l'acte qui vous a été remis.

Vous êtes une étude utilisatrice : vous disposez de l'intégralité de vos données, à tout moment, depuis votre propre espace d'hébergement, sans passer par nous. La procédure d'export complet vous est remise avec l'application, et la réversibilité est prévue à votre contrat d'abonnement. Le contenu écrit des dossiers en sort chiffré (§ 6) : il se relit avec l'application et la clé de l'étude, que la fiche de secours permet de retrouver.

Vous êtes un collaborateur dont un compte a été créé : vos droits d'accès et de rectification s'exercent auprès de l'étude qui vous emploie.

9. Nous contacter

OdissIA Solutions
SASU, 1 rue de Stockholm 75008 Paris
109 369 389

Courriel : contact@odissia.solutions, ou le formulaire de la page Nous écrire.

Pour toute question relative à cette politique ou au traitement des données par l'application.

Une réclamation peut également être adressée à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), www.cnil.fr.

10. Modifications

Cette page est mise à jour lorsque le fonctionnement de l'application change. La date en tête indique la dernière révision. Les études clientes sont informées des changements importants par courrier électronique, dans les conditions de leur contrat (article 14.4).

11. Nos clients et nos prospects

Pour les études qui nous contactent ou qui sont nos clientes, OdissIA Solutions traite, pour son propre compte, les coordonnées de leurs interlocuteurs (nom, fonction, adresse électronique, téléphone) et, pour nos clientes, les informations de leur abonnement et de leur facturation, dont les virements reçus. Ces données servent à répondre aux demandes, à exécuter le contrat et à facturer ; elles reposent sur le contrat, ou sur notre intérêt légitime à répondre à une demande. Elles sont gardées sur notre serveur, chez Supabase à Paris, et transmises à notre banque, Qonto, pour la facturation, et à notre expert-comptable. Elles sont conservées le temps de la relation, puis cinq ans ; trois ans après le dernier contact pour un prospect ; dix ans pour les pièces comptables, comme la loi l'impose. Elles ne sont ni vendues ni cédées. Vous pouvez y accéder, les faire rectifier ou effacer, ou vous opposer à leur traitement, en écrivant à contact@odissia.solutions.